Privacy en Public Relations: 6 tips voor het communiceren met betrokkenen

Hoe vaak denkt u aan de mensen van wie gegevens verwerkt? De AVG zorgt er in ieder geval voor dat u vanaf volgend jaar niet meer om de deze belangrijke, misschien wel belangrijkste, groep stakeholders heen kunt. Niet alleen worden de rechten van de betrokkenen aangescherpt en uitgebreid, ook de verplichting om helder voor te lichten wordt onderstreept.

Met deze blog maken we het u makkelijk om aan de wet voldoen en laten we u zien hoe u deze verplichtingen in uw voordeel kunt laten werken. Door deze tips te volgen volgt u namelijk niet alleen de wet, maar haalt u ook meer uit uw privacybeleid.

Public Relations

Transparantie in het algemeen

Transparantie is bewezen goed voor het vertrouwen van de consument en burger te zijn, mits de zaken goed op orde zijn. Daarnaast mag u best af en toe naar buiten brengen wat u allemaal goed doet. Dit kan zelfs leiden tot een betere reputatie. De wet naleven doet u in principe voor de betrokkene. Waarom zou u hen niet vertellen over wat u allemaal voor hen doet binnen de organisatie?

Tip 1: zie privacy ook als PR-kans

Elk contactmoment met de klant is een kans om het beeld dat de klant van de organisatie heeft bij te stellen. De wettelijk verplichte informatie die u over de verwerkingen van persoonsgegevens geeft is hierop geen uitzondering. Laat dus niet alleen juristen of privacyverantwoordelijken los op deze boodschappen naar uw klant, maar kijk ook naar de communicatieaspecten.

Tip 2: wees voorbereid op incidenten

De AVG vereist dat u bepaalde protocollen in stand hebt die medewerkers kunnen hanteren in het geval van een incident, zoals een datalek. Heeft u eraan gedacht om in die protocollen ook op te nemen hoe u de communicatie omtrent het datalek regelt? Hoe spreekt u de ‘slachtoffers’ aan? Wie monitort de berichtgeving rondom het bedrijf om te voorkomen dat het verhaal een eigen leven gaat leiden?

Tip 3: voorkom juridisch taalgebruik en ander jargon

Woorden die de privacyexpert door en door kent hebben voor de gemiddelde mens een hele andere betekenis. Waarom is bijvoorbeeld de organisatie bij wie u gegevens ophaalt niet ‘verantwoordelijk’? Jargon is verwarrend, en onnodig: altijd is een formulering te vinden die de boodschap beter overbrengt naar outsiders dan jargon.

 

De privacyverklaring

De aangewezen vorm van transparantie is de privacyverklaring. Houdt rekening met het volgende bij deze specifieke vorm van voorlichting.

Tip 4: maak de privacyverklaring gelaagd

Vaak wordt de privacyverklaring op 1 plek op de website geplaatst. Op deze ene plek moet dan informatie komen te staan over het hoe en waarom van verschillende verwerkingsprocessen, de rechten die de betrokkenen hebben en waar zij daarvoor terecht kunnen, en dan ook nog eens voor meerdere processen. Elk van deze processen kan, zeker als het om een grote internationale organisatie gaat, andere kenmerken hebben (voor het verzenden van een nieuwsbrief zullen contactgegevens bijvoorbeeld met het verzendprogramma moeten worden gedeeld, terwijl dat natuurlijk niet geldt voor betalingsgegevens die uw klanten u gegeven hebben).

Om te voorkomen dat de privacyverklaring één grote verwarrende opsomming wordt, maakt u deze gelaagd. Dat betekent dat in de eerste instantie alleen de basisinformatie, die voor ieder proces en dus voor iedere betrokkene relevant is, getoond wordt. Vervolgens kan de lezer doorklikken naar de specifieke onderdelen die hij wilt zien. Deze vorm werkt zeer prettig op een smartphone-/tabletscherm. Het ECP heeft een tool ontwikkeld om gemakkelijk een gelaagde privacyverklaring te maken.

Tip 5: Denk verder dan de wettelijke vereisten

De AVG zegt alleen wat in de verklaring moet staan, niet dat dat het énige is wat erin mag komen. Denk aan andere informatie die voor u werkt, of handig is voor de mensen waarmee u te maken hebt: wat zijn bijvoorbeeld de consequenties als mensen u de gegevens niet willen geven? Als u weet dat een bepaalde angst bij betrokkenen bestaat kunt u expliciet noemen wat u niet met de gegevens doet. Als u bijvoorbeeld toch al besloten heeft om geen doorgiftes naar landen buiten de EU te doen mag u dit best noemen. Kortom, zeg wat u doet, doe wat uw zegt en zeg ook wat u niet doet. Ook handig: als u mensen de mogelijkheid biedt om hun privacyinstellingen aan te passen, link dan naar de plek waar dat kan in privacyverklaring.

Tip 6: Vind de juiste vorm

Een privacyverklaring is niet per sé een tekst op de website. De wet zegt niets over het middel dat u gebruikt om de informatie bij de mensen te krijgen. Als voor uw situatie een poster of bord voldoende, of zelfs efficiënter, is (bijvoorbeeld in het geval van camerabewaking), bent u er vrij in om die vorm te kiezen. Ook is voor uw medewerkers een tekst op de website waarschijnlijk niet de beste manier om over privacy te communiceren. Een snel aan grond winnende vorm is de just-in-time notice: op het moment en op de plek waar iemand zijn gegevens verstrekt, komt de juiste informatie in beeld.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *